Шаг 1. Подготовьте и соберите документы. Обычно это делает сам иностранец, но бывают и исключения. Если вы принимаете высококвалифицированных специалистов, заранее оформите трудовой договор. Он вступит в законную силу только после того, как гражданин предоставит все документы, а вы внесете данные в договор или в дополнительное соглашение. При трудоустройстве граждан из визовых стран получите разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Читайте в Системе Кадры: Как получить разрешение на привлечение и использование в работе иностранцев
Шаг 2. Определите статус иностранца. Он указан в представленных им документах. Не забывайте, что граждане Беларуси могут трудиться на основании общегражданского паспорта.
Шаг 3. Посмотрите гражданство. Оно указано в паспорте. Параллельно проверьте, совпадают ли данные с теми, что указаны в других документах.
Шаг 4. Определите разрешенный вид деятельности и проверьте, может ли иностранец работать в вашем регионе. Сверьте вид деятельности, указанный в патенте или разрешении на работу, с профессией (или должностью), на которую принимаете иностранного специалиста. Посмотрите, в каком регионе иностранцу разрешено работать (где выдан патент, разрешение на работу или разрешение на временное проживание).
Шаг 5. Оформите сотрудника в штат. После сбора и проверки документов заключите с иностранцем трудовой или гражданско-правовой договор на русском языке, а при необходимости переведите его. В целом в договор вносите ту же информацию, что и для россиян. При необходимости дополнительно указывайте сведения о разрешении, патенте, виде на жительство или разрешении на временное проживание. Кроме того, включите в текст условия о предоставлении медицинской помощи, если ваша компания всем оплачивает ДМС. После согласования нюансов и подписания договора издайте приказ о приеме мигранта, внесите сведения в трудовую книжку.
Шаг 6. Составьте уведомление о приеме иностранца на работу. В трехдневный срок отправьте его в территориальный орган МВД. Учитывайте, что вы должны заполнять уведомление по новой форме - опирайтесь на приказ МВД от 06.08.2025 № 552.
Шаг 7. Контролируйте работника-иностранца. Работодатели обязаны проверить, чтобы иностранец, которого они пригласили, соблюдал цель въезда в Россию и вовремя уехал из страны. Так, HR-ы должны:
Сообщить сотруднику после его въезда в страну или при оформлении приглашения контакты для связи. Для этого можно направить уведомление любым способом, в том числе по электронной почте, либо вручить его под подпись.
Предоставить на период пребывания иностранца в РФ гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения, которые заявили при приглашении.
Оформить с ним трудовой или гражданско-правовой договор и предоставить рабочее место.
Сообщить в МВД в течение двух рабочих дней, если потеряли контакт с сотрудником. Для этого нужно обратиться в территориальный орган МВД либо направить письменное уведомление в произвольной форме, в том числе в электронном виде.
Такие обязанности работодателей в зафиксированы постановлении Правительства от 15.09.2020 № 1428. Несмотря на то, что работодателей стараются не штрафовать, если они незначительно нарушили правила приема на работу иностранца, лучше не рисковать и действовать так, как надо
